Công nghệ ngày càng phát triển vượt bậc và sự xuất hiện của công nghệ robot văn phòng hỗ trợ con người trong các thao tác nhập liệu, xử lý thông tin, quản lý thông tin,… là một điều dễ hiểu. Thậm chí phần mềm này còn thực hiện những công việc một cách nhanh chóng và chính xác hơn gấp nhiều lần một nhân viên văn phòng, mang lại hiệu quả công việc tốt hơn.

Robot văn phòng là một loại robot tự động hóa giúp thực hiện các công việc của nhân viên văn phòng

Theo như nhận định của hãng công nghệ NTT Data Nhật Bản thì việc sử dụng công nghệ để chuyển đổi số, tự động hóa quy trình làm việc đang diễn ra mạnh mẽ tại các doanh nghiệp ở nhiều quốc gia trên thế giới bắt đầu từ các công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách. Và hãng NTT Data cũng đã bắt kịp xu hướng với việc phát triển phần mềm mang tên Office Robot là một dạng của Robot văn phòng.

Robot văn phòng là một loại robot tự động hóa có tính ứng dụng cao trong quá trình chuyển đổi số ở các doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ hoạt động dựa trên những quy tắc đã định sẵn, không cần phải tiếp xúc với một lượng dữ liệu lớn như các loại công nghệ khác như AI hay deep learning. Với nguyên tắc hoạt động như thế, phần mềm có thể giúp người dùng thực hiện các công việc có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại như sao chép dữ liệu, thu thập, xử lý thông tin, quản lý đơn hàng, tài chính, nhân sự,…Hơn nữa, phần mềm còn có thể hỗ trợ thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn để lập báo cáo, chứng từ theo các mẫu đã định sẵn như yêu cầu người sử dụng. Chính vì có thể thực hiện được những công việc đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa nhiều hệ thống khác nhau nên phần mềm giúp gia tăng hiệu quả công việc và giảm thiểu về nhân công. Robot văn phòng có thể được ứng dụng hiệu quả trong các ngành Tài chính, kế toán, bán hàng, bảo hiểm, nhân sự, chăm sóc khách hàng.

Về kỹ thuật, robot văn phòng có thể tự động hóa trên tất cả các ứng dụng từ đơn giản đến phức tạp hoạt động trên Windows như Microsoft Office, trình duyệt web, ERP, thanh toán điện tử hoặc các nghiệp vụ độc lập khác và không yêu cầu người dùng có kiến thức lập trình.

Hiện tại, công nghệ robot văn phòng được ứng dụng rộng rãi ở Nhật Bản và còn mới mẻ ở thị trường Việt Nam. Theo như nguồn tin từ NTT Data Nhật Bản thì Robot văn phòng đã được đưa vào Việt Nam với các chức năng được hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù thị trường Việt Nam. Và theo như dự đoán thì trong thời gian tới, phần mềm này sẽ trở nên phổ biến rộng rãi hơn tại Việt Nam.

Với khả năng làm việc liên tục 24/7 so với 8 tiếng một ngày đối với nhân viên  truyền thống cùng với khả năng chính xác cao, robot văn phòng có thể thay thế nhân viên truyền thống với hiệu quả công việc gấp 3 và giảm thiểu khả năng rủi ro do sai sót do xử lý của con người. Chính vì thế, robot văn phòng được các doanh nghiệp trên thế giới ưu tiên lựa chọn.

Robot văn phòng là một phần mềm vô cùng hữu ích đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ. Các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn nên tìm hiểu áp dụng để bắt kịp xu hướng phát triển và tăng năng lực cạnh tranh của mình.