Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ Thông tin đã tác động không nhỏ tới nền kinh tế và hoạt động của các doanh nghiệp. Nếu không tự mình nắm bắt các xu hướng công nghệ mới thì các doanh nghiệp rất dễ bị thụt lùi so với thời đại. Hệ thống thông tin là một trong những yếu tố đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển và tạo vị thế trên thị trường cho một doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Trong mọi lĩnh vực của đời sống, thông tin là một công cụ hữu hiệu và có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu chúng ta biết cập nhật thông tin kịp thời, đúng lúc thì sẽ đem lại hiểu quả rất lớn cho doanh nghiệp.

Thông tin quyết định tới sự thành bại của một doanh nghiệp. Nó là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điểu hành và quản lý doanh nghiệp. Nó giúp cho việc hoạch địch kế hoạch kinh doanh và thực hiện kế hoạch đó đạt hiệu quả…Chính vì thông tin quản trọng như vậy nên việc quản trị thông tin bằng hệ thống thông tin cũng có sức ảnh hướng vô cùng lớn.

Ngày nay các doanh nghiệp thường quản trị thông tin bằng việc áp dụng hệ thống thông tin theo trình tự : Đầu tư cơ sở hạ tầng giai đoạn sơ khải + mức tác nghiệp + ứng dụng CNTT ở mức chiến lược + ứng dụng thương mại điện tử. Cụ thể như sau: Khi muốn ứng dụng Hệ thống thông tin vào hoạt động của doanh nghiệp thì đầu tiên phải có máy tính, mạng Lan, Internet. Sau đó, các nhân viên sẽ sử dụng những ứng dụng cơ bản trên máy tính như Excel, soạn thảo văn bản, email hay forum. Sau khi đã nhuần nhuyễn, doanh nghiệp sẽ bắt đầu triển khải những chương trình phần mềm về kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự – tiền lương.

Vậy vai trò của Hệ thống thông tin là như thế nào?

Đối với công tác đối ngoại, Hệ thống thông tin giúp thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài và đưa thông tin về cho doanh nghiệp. Đó có thể là những thông tin về giá cả, thị yếu người tiêu dùng, nhu cầu của người tiêu dùng, tình hình lạm phát, các chính sách của chính phủ….

Về công tác đối nội, Hệ thống thông tin giống như một cây cầu, kết nối các bộ phân trong doanh nghiệp lại với nhau. Nó cung cấp thông tin cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, ví dụ như: thông tin sản xuất, thông tin bán hàng, thông tin quan hệ khách hàng…

Hệ thống thông tin tác động tới hoạt động của doanh nghiệp như thế nào?

Khi áp dụng hệ thống thông tin vào hoạt động của doanh nghiệp, chỉ trong một thời gian ngắn ngay thôi các nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng thấy được những tác động hữu ích mà hệ thống thông tin đem lại.

Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả, cắt giảm chi phí, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm. Đặc biệt, hệ thống thông tin còn rút ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng, giữa các bộ phân trong doanh nghiệp với nhau.

Hệ thống thông tin cho phép lưu trữ một khối lượng lớn các thông tin và dữ liệu như thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá cả, chi phí, thời gian, kế hoạch, định mức…từ đó giúp nhân viên có thể dễ dàng truy xuất, tiết kiệm thời gian và rất nhiều công sức và hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng sẽ diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn.

Một hệ thống thông tin hoàn chỉnh sẽ giúp nhà lãnh đạo của doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ nhất về tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính, nhân sự của doanh nghiệp mình. Căn cứ vào đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả.